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Suite AI — P02

Automatizza le attività
amministrative con l'AI.

Fatture da inserire, ordini da registrare, documenti da archiviare, dati da copiare da un sistema all'altro. Sono ore di lavoro a basso valore che il tuo team fa ogni giorno — e che un sistema AI può gestire in automatico, con meno errori e senza interruzioni.

Cos'è

Estrai, valida e inserisce dati senza che nessuno tocchi una tastiera.

Un sistema di automazione amministrativa AI riceve un documento (fattura, ordine, DDT, nota di credito), estrae i dati rilevanti con computer vision e modelli linguistici, li valida contro le regole del tuo processo e li inserisce nel gestionale o nel software contabile.

Non è un template fisso: il sistema capisce varianti di layout, fornitori diversi, formati non standardizzati. Quando non è sicuro, segnala all'operatore solo i campi da verificare — non l'intero documento.

Documenti gestiti
Da fatture passive a report di produzione.

Fatture passive e attive. Ordini di acquisto e conferme. DDT e bolle di consegna. Note spese e rimborsi. Report di produzione e fogli ore. Prima nota contabile. Qualsiasi documento strutturato o semi-strutturato con dati da estrarre.

Per chi serve
Uffici amministrativi
10–50 fatture al giorno da inserire.
Ogni fattura passiva richiede 3–8 minuti di inserimento manuale. Con 30 fatture al giorno sono 90–240 minuti: quasi 4 ore. Un sistema AI le processa in background e passa all'operatore solo le eccezioni (media: 8–12% del volume).
PMI manifatturiere
Ordini, DDT, bolle di consegna.
Il ciclo ordine-consegna-fattura genera decine di documenti al giorno. Automatizzare l'inserimento elimina gli errori di trascrizione che causano resi, note di credito e contenziosi con i clienti.
Studi di commercialisti
Prima nota e riconciliazione.
Gestire la contabilità di 20–50 clienti piccoli significa elaborare centinaia di documenti ogni mese. Un sistema AI che estrae e categorizza riduce il tempo di preparazione prima nota del 60–70%.
Come funziona in 3 step
01 — Acquisizione

Il documento entra: email, cartella condivisa o upload diretto

Il sistema monitora le caselle email designate, le cartelle di rete o i portali fornitori. Quando arriva un nuovo documento, viene acquisito automaticamente e messo in coda di elaborazione. Formati supportati: PDF (nativo e scansionato con OCR), Excel, CSV, XML fatturazione elettronica.

Email automatica Cartelle condivise SDI / Fattura PA
02 — Estrazione e validazione

Estrae i dati, li controlla, li mappa al tuo schema

Il modello AI estrae i campi definiti (fornitore, importo, IVA, data, numero documento, codice articolo, ecc.) e li valida contro le regole configurate: partita IVA coerente, importi non anomali, codici esistenti nel gestionale. I documenti che superano la soglia di confidenza vanno direttamente all'inserimento. Gli altri vanno in coda di revisione con i campi incerti evidenziati.

OCR + LLM Validazione P.IVA Soglia confidenza configurabile
03 — Inserimento e archiviazione

I dati entrano nel gestionale, il documento viene archiviato

I dati vengono inseriti nel software contabile o ERP via API o integrazione nativa. Il documento originale viene archiviato con metadati ricercabili. L'operatore riceve solo un riepilogo giornaliero: X documenti elaborati automaticamente, Y in attesa di revisione. Misura ogni settimana: ore di inserimento manuale evitate e tasso di errore prima/dopo.

Insert automatico ERP Archiviazione indicizzata Report giornaliero
Risultati attesi
−70%
Tempo di inserimento documenti.
Su volumi di 20–80 documenti/giorno, il tempo operatore scende da 3–4 ore a meno di 1 ora (gestione eccezioni e revisione). Dati da deployment su PMI con 3–5 persone in ufficio amministrativo.
−90%
Errori di trascrizione.
Il dato manuale errato più comune è il codice articolo o l'importo IVA. Il sistema AI non distrae, non stanca, non sbaglia i numeri se il documento è leggibile. Dove c'è incertezza, segnala.
ROI ≤ 3 mesi
Payback tipico del progetto.
Per un ufficio amministrativo con 2 persone che gestiscono 40 documenti/giorno, il risparmio di tempo ha valore equivalente all'investimento nel sistema entro 60–90 giorni dal go-live.
Leggi: Automazione fatture passive: 3 mesi di dati reali Leggi: Da Excel a ERP in automatico: il caso di una PMI manifatturiera Leggi: OCR + LLM per documenti italiani: come funziona davvero Leggi: Integrazione AI con Zucchetti e TeamSystem: guida pratica
FAQ
Quali formati di documento gestisce il sistema?

PDF nativi, PDF scansionati (con OCR integrato), Excel, CSV e XML fatturazione elettronica (SDI). Per i PDF scansionati l'accuracy di estrazione supera il 95% su documenti di qualità normale. Per documenti degradati o a bassa risoluzione valutiamo caso per caso.

Si integra con il nostro software di contabilità o ERP?

Sì. Abbiamo integrato i principali software italiani: Zucchetti, TeamSystem, Sistemi, Gamma Enterprise, Danea/Fatture in Cloud. Per ERP custom esponiamo un'API o un file di import compatibile con il vostro formato.

Come si gestiscono le eccezioni e i documenti non riconosciuti?

Ogni documento sotto la soglia di confidenza configurata (default: 85%) va in coda di revisione con i campi incerti evidenziati. L'operatore vede il documento originale e i dati estratti affiancati, approva o corregge in pochi secondi. Il sistema migliora dai feedback nel tempo.

K-BOT

Parliamone.

Descrivi il processo amministrativo che ti costa più tempo. K-BOT valuta il volume, il formato dei documenti e il gestionale che usi, e ti dice quanto si può automatizzare nel tuo caso specifico.

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